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Wir helfen unseren Kunden dabei

bessere IT Projekte zu machen

Der Projekt Auftraggeber...

Thomas ist als Manager eines mittelständigen Unternehmens verantwortlich für den Erfolg der laufenden IT Projekte

Ratlosigkeit

Aber er weiß nicht, was er noch tun soll...
Es ist jedes Mal dasselbe:

Projekte dauern länger als sie geplant waren

Überziehen das Budget

Oder verlaufen im Sand, weil das Projektergebnis nicht den erwarteten Kundennutzen erfüllt

Freiräume

Dabei lässt er seinen Projektleiter doch extra alle Freiräume, ihre Projekte so zu organisieren wie sie es für richtig halten.
Als Thomas selbst noch Entwickler war, hatte er Projektmanagement Methoden gehasst. Das wollte er seinen Projektleitern nicht antun. Sowas bringt nur unnötige Bürokratie mit sich und niemand hat einen echten Nutzen davon.

Die Rechtfertigung

Heute muss sich Thomas vor seinem Chefin rechtfertigen. Doch eine wirkliche Erklärung für die Situation hat er nicht:

Führte er nicht richtig?

Waren seine Mitarbeiter nicht engagiert genug?

Fehlte ihnen einfach die richtige Motivation?

Anfangs starteten die meisten Projekte immer toll, doch irgendwann liefen sie dann aus dem Ruder...wann genau passierte das und was genau passierte da?

Unabhängiger IT Controller

So konnte das nicht weiter gehen und es musste eine Lösung her.
Thomas Chefin entschied einen unabhängigen, externen IT Projektcontroller einzuschalten, um der Ursache auf den Grund zu gehen

Frust...

Thomas war sauer! Und von einem externen IT Projektcontroller hielt er schon gar nichts. Das bringt auch nichts: "Der kommt, wird mir irgendwelche Projektmanagement Theorien an den Kopf werfen, unserem Unternehmen vielleicht ein neues "Maßgeschneidertes" Projektmanagement Handbuch verkaufen, dann ist er weg und ich mit den Problemen wieder alleine. Wahrscheinlich kommt der auch mit sowas suspektem wie "agilem Projektmanagement"".

Das Gespräch

Dann trifft sich Thomas mit Andreas von der Advantage-IT. Andreas ist externer IT Projekt Controller und Management Berater. In dem sehr angenehmen Gespräch merkte Thomas sehr schnell, dass Andreas so ganz anders war, als Thomas es sich vorgestellt hatte. Andreas hatte weit über 20 Jahre praktische IT Projektmanagement Erfahrung. Im Gespräch erfuhr Thomas, dass Andreas schon unzählgen seiner namenhaften Kunden aus ähnlichen Situationen geholfen hat. Thomas erkannte, dass Andreas schon viele Male in seinen Schuhen gelaufen ist. Er hatte das Gefühl, dass Andreas ihm wirklich helfen könnte.

Positive Überraschung

Andreas arbeitete mit allen Projektmanagementorganisationen zusammen, er beherrschte sowohl klassische plangetriebene Vorgehensmode, als auch agiles Projektmanagement. Er hatte nicht nur unzählige Zertifizierungen was sein fachliches Wissen unterstrich. Viel wichtiger noch, er arbeitete noch immer an der Basis. Vor Thomas saß also kein Projektmanagement Lehrer, sondern ein erfahrener und methodisch geschulter Experte der mit seiner Fachkompetenz schon unzähligen zufriedenen Kunden weiter geholfen hat. Thomas stellt erleichtert fest, dass Andreas nicht im geringsten dogmatisch an irgendwelchen Vorgehensmodellen festhält. Er erklärte Thomas vom Konzept des methodischen Werkzeugkastens und dass das richtig ist, was in den gegebenen Rahmenbedingungen funktioniert. Damit ein Projekt erfolgreich sein kann, müssen noch sehr viel mehr Parameter stimmen. Das werden wir in den nächsten Tagen zusammen erarbeiten.

Win-Win-Beauftragung

Thomas besprach sich nach diesem Gespräch mit seiner Chefin und er erzählte Ihr von seinem durchweg positiven Eindruck. Diese freute sich sehr darüber und gab Thomas das Budget frei, Andreas zu engagieren. Auch Thomas freute sich und fügte hinzu: "Wenn ich mit meinem Eindruck von ihm richtig liege, dann wir er uns sehr viel mehr Geld einsparen, als wir jetzt für seine Unterstützung investieren müssen.

Gemeinsam starten

Thomas beauftragte Andreas daraufhin telefonisch. "Eines möchte ich aber noch wissen", sagte er am Ende. Wie genau gehst Du beim Controlling der IT Projekte vor wenn wir die existierenden Schwachstellen erst einmal abgestellt haben. Machst Du dann Audits und berichtest Zahlen an meine Chefin?
Andreas lachte an der anderen Seite der Leitung: "Aber nein, so arbeiten wir nicht". Wir beide werden zusammen mit Deinen Projektleiter gemeinsam erarbeiten, wie die Organisation Deiner Projekte zukünftig aussehen soll. Wir werden prüfen, welche Rahmenbedinungen Du- und auch Dein Chefin dafür sicherstellen müssen. Dazu später mehr. Du wirst Dir bei diesen Punkten überlegen, wie ich sie überprüfen soll- und genau danach werde ich vorgehen. Wenn Du einen Kuchen backst, probierst Du ihn ja auch nicht erst wenn er abgekühlt auf dem Kaffeetisch steht, sondern Du schmeckst den Teig vorher ab. Frühes und häufiges Feedback ist die beste Voraussetzung um ein Projekt sicher zum Ziel zu führen. "Gut", sagte Thomas, "und wie wird es jetzt konkret weiter gehen?" Zunächst verschaffe ich mir einen Überblick über Deine Projekte und spreche mit Deinen Projektleitern und deren Kunden. Mit diesen Erkenntnissen schauen uns zunächst dann das Projekt an, dass Du am kritischsten einstufst. In dieses Projekt tauchen wir detailliert ein und machen einen "Projekt Health Check".

Wir stellen den Projektstatus fest

Wir machen Stärken und Schwachstellen sichtbar

Und dann beschließen wir erste Maßnahmen die wir umsetzen. Bei der Umsetzung lasse ich Dich natürlich nicht alleine

Dafür hat sich zum Beispiel bei anderen Kunden das Project Excellence Modell der GPM bewährt. Aber das werden wir noch sehen.

Erste Erfolge

8 Wochen Später ist Thomas mit seiner Chefin zum Mittagessen verabredet. Die Performance der Projekte haben sich in den letzten Wochen deutlich gesteigert und seine Chefin möchte wissen, wie es ihm dabei geht. Thomas ist begeistert: "Es war eine gute Entscheidung Andreas ins Boot zu holen", stellt Thomas anerkennend fest. Wir hatten bereits schon nach wenigen Tagen in denen er mit uns arbeitete, deutlich mehr Transparenz in den Projekten. Das war alles kein Hexenwerk, sondern zum Teil sehr einfache- aber sehr effektive Dinge die er verändern lies. Wir sehen jetzt bereits schon in einem sehr frühen Stadium, wenn etwas aus dem Ruder läuft und können nachsteuern, statt wie früher nur reagieren zu können.

Transparenz

Es ist fast so, als hätte wir jetzt erst ein Steuerrad auf unserem Schiff bekommen, von dem wir gar nicht wussten dass es fehlt. Er hat Metriken und angemessene Qualitätschecks mit dem Team definiert und mit allen gemeinsam vereinbart, wie wir das überprüfen wollen. Das Beste ist, alle machen mit! Ich dachte immer, sowas geht bei uns nicht! Wir bauen gerade ein Dashboard auf, mit dem wir in Echtzeit den tatsächlichen Ist-Stand unseres gesamten Projektportfolios sehen. Wir sind auf einem wirklich guten Weg.

Effektive Hilfe

Andreas und seine Leute haben uns wirklich kompetent und verlässlich geholfen. Ich bin sehr froh dass wir es gewagt haben und ihn an Bord geholt haben. Er ist nun alle 2 Wochen im Haus für die Qualitätssicherung der Projekte und unterstützt uns beim Projekt Controlling. Damit verbessern wir uns ganz automatisch kontinuierlich besser und werde immer effektiver.

Und Sie?

Sind auch Sie dabei, Tag für Tag in Ihren Projekten bares Geld zu verbrennen? Jedes System hat einen Engpass. Den gilt es aufzuspüren und aufzulösen. Das ist oft auch mit guten internen Mitarbeiter möglich. Häufig scheitern diese aber an so trivialen Dingen wie:

Zu lange in der Organisation ==> Betriebsblindheit!

Nicht genug Erfahrung mit der Organisation von komplexen Projekten

Überforderung der Projektleiter / zu viele Aufgaben

Selbstüberschätzung: Projektleitung, bei komplexen Projekten, ist nichts was man "ein bisschen nebenher noch mitmachen kann"

Wollen auch Sie bessere Projekte?

Vereinbaren Sie einen Termin mit einem unserer externen Projektcontrollern machen sie damit den ersten Schritt, zur Qualitätsverbesserung Ihrer Projekte. Der Effekt unserer Unterstützungsleistung wirkt langfristig und zahlt sich in jeder Hinsicht aus.